به طورکلی نمی توان برقراری ارتباط را به فرایندی تشبیه نمود که از مراحل و گام های مجزا تشکیل شده باشد چون همه مقوله های آن با هم همپوشانی داشته و باید در کنار یکدیگر به عمل درآیند. اما به منظور تسهیل یادگیری این فرایند در ذیل رهنمودهایی در قالب مهارتهای جزئی تر آورده شده است که می تواند یاریگر شما در کسب مهارت برقراری ارتباط باشد:
*با شناخت و درک سبک ارتباطی خودتان شروع کنید:
مهارت ارتباط مؤثر در درجه اول نیازمند آن است که شما از خودآگاهی خوبی برخوردار باشید. آگاهی از سبک ارتباطی خودتان به شما کمک می کند تا تأثیر خوب و پایدار بر دیگرانبگذارید. با درک اینکه دیگران شما را چطور ارزیابی می کنند، بهتر می توانید با سبک ارتباطی آنها سازگار شوید. البته این بدان معنی نیست که شما باید دمدمی مزاج بوده و با هر فردی که برخورد می کنید، به رنگ او در آیید. در واقع شما با شناسایی انتخاب و برجسته نمودن آن دسته از ویژگی ها یا رفتارهای دیگران که با شما همخوانی بیشتری دارند، راهی برای برقراری ارتباط با آنها فراهم می سازید.
*از قبل، آمادگی برقراری ارتباط با افراد یا گروه های مختلف را در خود ایجاد نمایید.
بدین منظور از خودتانبپرسید که: “چه کسی؟”، “چه چیزی؟”، “چطور؟”، “چه زمانی؟”، “کجا؟” و “چرا؟”:
*چه کسی یا چه کسانی مخاطب شما هستند؟
عالئق، پیش فرض ها و ارزش های آنها کدامند؟ از چه ویژگی های خاص و منحصر به فردی برخوردارند؟
*چه چیزی قرار است بین شما مبادله شود؟
یک راه پاسخ پاسخ به این سوال این است که شما تعیین کنید معیارهای موفقیت ارتباط شما چیستند یعنی شما از برقراری این ارتباط چه هدفی در ذهن تان دارید؟
*چطور می توانید به بهترین طریق پیام خود را منتقل سازید؟
در اینجا بکارگیری زبان کالمی و غیرکالمی متناسب با موقعیت و نوع پیام اهمیت می یابد. از قبل برای نحوه انتقال پیام در ذهن تان برنامه ریزی کنید.
*چه زمانی؟
تنظیم وقت در اینجا مهم است یعنی از قبل بدانید چقدر برای برقراری ارتباط، انتقال آنچه که می خواهید و رسیدن به نتیجه مطلوب وقت دارید و بر این اساس برنامه ریزی کنید. به یاد داشته باشید که در این زمان، اوقاتی را نیز برای سکوت و همچنین شنیدن حرف های طرف مقابل تان در نظر بگیرید.
*کجا؟ این سؤال به بافت و زمینه ارتباط )که قبالً مورد بحث قرار گرفت( بر می گردد.
*چرا؟
به منظور ترغیب گیرنده پیام به برقراری ارتباط، شما باید بدانید که علت برقرای این ارتباط چیست و پاسخگویی به این سؤال نیازمند آن است که شما هم خودتان و هم فرد یا افراد مقابل تان را بشناسید.
-یک برداشت اولیه خوب از خودتان ارائه دهید:
وقتی برای اولین بار با فرد یا افرادی برخورد می کنید، از سوی آنها مورد ارزیابی اولیه قرار می گیرید که ممکن است تنها ظرف چند ثانیه، برداشتی از شما برای ایشان شکل بگیرد. در این زمان کوتاه، بر اساس جلوه های ظاهری، زبان بدن، طرز رفتار و نحوه پوشش شما در ذهن فرد مقابل تان، نگرشی نسبت به شما ایجاد می گردد. این نگرش اولیه که ممکن است در برخی موارد تغییرناپذیر و یا غیرقابل برگشت باشد، تأثیر بسزایی روی بحث های کوتاه، مسیرهای طوالنی را طی کنید؛ سعی کنید در همان ابتدای آشنایی با سؤاالت کلیدی و به جا یک نقطه اشتراک بین خودتان بیابید و بحثی را آغاز کنید. مثالً: “به چه تفریحی عالقه داری؟”، “در چه رشته ای فعالیت می کنی؟”، ” تعطیالت چطور بود ؟” و …
-تمام توجه تان را به فرد مقابل متمرکز سازید و طوری رفتار کنید که او نیز متوجه این امر بشود؛ به عنوان مثال موبایل خود را در آغاز خاموش کنید و یا فرد دیگری را در جمع نپذیرید و … .
-در حین صحبت، ساده و بی آالیش باشید و به اندازه کافی خودافشاگری نمایید؛ دادن اطالعات در مورد خود به دیگران به برقراری ارتباط کمک می کند اما خودافشاگری های زیاد از حد ممکن است دیگران را خسته کرده و یا در قالب خودستایی تفسیر گردد. همچنین مراقب باشید که هنگام خودافشایی، اطالعاتی را ارائه دهید که متناسب با نوع ارتباط و روحیات فرد مقابل تان باشد. چرا که دادن اطالعات نامتناسب از خود گاهی ممکن است ارتباط را محدود و یا حتی قطع سازد. به عنوان مثال نوجوانی را در نظر بگیریدکه برای برقراری ارتباط صمیمانه با پدرش در همان جلسات اولیه به منظور خودافشایی و مطرح کردن مسأله اعتیادش به سیگار، یکباره در مقابل پدرش سیگاری را روشن کرده و شروع به کشیدن آن کند و خشم ناگهانی پدر باعث بهم خوردن این رابطه نوپا گردد. این گونه خودافشایی که نامتناسب با زمان و شرایط ارتباط صورت بگیرد، نه تنها مؤثر نیست بلکه ممکن است نتیجه معکوس نیز داشته باشد. در حالیکه اگر این نوجوان با دادن اطالعات در مورد دوستان، وضعیت تحصیلی، عالئق و … اش شروع کرده و به تدریج موضوع را با پدرش مطرح می نمود،
رابطه به نحو مؤثرتری پیش می رفت.
-هنگام صحبت کردن سعی کنید از موضوع بحث منحرف نشوید. بسیاری از افراد مرتباً موضوع بحث صحبت خود را تغییر می دهند و هر چه به ذهنشان می رسد را بیان می کنند طوری که شنونده ممکن است مسیر صحبت را گم کرده و از منظور اصلی گوینده منحرف شود. پراکنده گویی و از این شاخه به آن شاخه پریدن در حین صحبت باعث می گردد که شنونده از گوش کرده خسته شده و ارتباط خوبی به وجود نیاید.
-از زبان بدن بسیار و به موقع استفاده کنید؛ ابزارهای غیرکالمی ارتباط می توانند بسیار کمک کننده باشند: صاف و آرام بایستید یا بنشینید، روی خوش را فراموش نکنید، تماس چشمی داشته باشید و به دالئلی مثل خجالت کشیدن سرتان را پایین نینداخته و یا مرتباً به اطراف نگاه نکنید، اما مراقب باشید که تماس چشمی شما به احساس خیره شدن نینجامد، و در صورت امکان با طرف مقابلتان دست بدهید. با این کارها هم خودتان احساس اطمینان و آرامش بیشتری خواهید کرد و هم طرف مقابل راحت تر با شما ارتباط برقرار می کند.
-به لحن و صوت کالم خود توجه داشته باشید، چرا که با استفاده از نحوه صحیح ادای کلمات می توانید بهترین تأثیر را در دیگران ایجاد نمایید. کلمات هر چند به تنهایی دارای اهمیت هستند اما فقط بخش ناچیزی از انتقال پیام را تشکیل می دهند. چگونگی ادای آن کلمات یعنی لحن صدا )خشن، نرم، بی تفاوت، باال رونده یا پایین رونده ( زیر و بمی و درجه صدا ) بال، پایین، بلند، نرم یا معمولی( سرعت ادای کلمات )تند، آرام یا معمولی( و تأکید و فشار شما روی آن کلمات همگی در برقراری ارتباط از اهمیت بسیاری برخوردارند.
-در مکالمات فقط گوینده نباشید؛ گهگاهی در پایان صحبتهای خود مکث کرده و طرف مقابلتان را ترغیب کنید تا نظرش را بیان کند. برای اینکه به دیگران هم فرصت حرف زدن بدهید می توانید عقیده و نظر آنها را در مورد موضوع بحث جویا شوید. مثالً سؤال کنید: “نظر تو چیست؟” یا “آیا با من موافقی؟”. با این کار هم ارتباط دو طرفه و خوبی بین شما شکل می گیرد و هم به دیگران نشان می دهید که برای آنها و نظراتشان احترام قایل هستید.
-شنونده خوبی برای آنچه که طرف مقابل تان می گوید، باشید؛ اغلب ما آنچنان درگیر افکار و احساسات خود هستیم که واقعاً به آنچه دیگران می گویند گوش نمی دهیم. مکالمه زیر را مالحظه کنید: شخص الف: تعطیالت چطور بود؟ شخص ب: بد نبود!شخص الف: به من که خیلی خوش گذشت، ما به شمال رفتیم و …
کامالً واضح است که شخص الف ترجیح می دهد بیشتر در مورد خودش صحبت کند تا به حرف شخص ب گوش کند.حال تصور کنید شخص الف در پاسخ بگوید: “بد نبود؟! چطور مگه؟ برام از تعطیالتت بگو”. در اینجا شخص الف واقعاً به حرفهای شخص ب گوش می دهد و با نشان دادن عالقه خویش به طرف مقابل او را برای ارتباط بیشتر ترغیب می کند.
*اگر برایتان دشوار است که روی صحبت دیگران تمرکز نمایید، سعی کنید گفته های آنها را در ذهن تان –همانگونه که خودشان بیان می کنند – تکرار کنید. این کار به شما کمک می کند تا هم پیام آنها را بهتر درک کرده و هم از منحرف شدن حواس تان جلوگیری کنید.
*با استفاده از زبان غیرکالمی مثل تکان دادن سر به عالمت تأیید، تماس چشمی و نشان دادن عالقه به صحبت های فرد مقابل به او نشان دهید که فعاالنه در حال گوش کردن حرف های او هستید. سر را پایین انداختن به در و دیوار نگاه کردن و بی ارتباط سر را تکان دادن و … نشانه بی توجهی شما است. مستقیماً به خود شخص نگاه کنید و وقتی با شما صحبت می کنند به تلویزیون نگاه نکنید، کتاب نخوانید، خود را مشغول نکنید و …
*پاسخده بودن و ارائه بازخورد به طرف مقابل نیز شرط الزم برای گوش دادن فعال است. به عنوان مثال فردی را در نظر بگیرید که می گوید: “انتظار چنین برخوردی را از … نداشتم”؛ یک شخص پاسخده در این مواقع اینگونه پاسخ می دهد که: “آره، متوجهشدم که ناراحت شدی. خوب! حق داری چون …”. اما داغلب ما در این مواقع توجهی به آنچه که طرف مقابل واقعاً می خواهد بگوید نداریم مثالً پاسخ می دهیم: “طبیعی بود، من فکر می کردم اینطوری رفتار کند”. با پاسخ ندادن به گفته طرف مقابل و یا دادن این گونه پاسخ های دلسرد کننده در واقع او را از ادامه ارتباط باز می داریم و منظور واقعی او را نیز درک نخواهیم کرد. پاسخدهی نشان دهنده عالقه شخصی و احساسات مثبت است، همچنین پاسخدهی تقویت کننده اطمینان و اعتماد به نفس است. افراد دوست دارند بدانند که شما به آنها توجه دارید و آنها را جدی می گیرید.
*هنگام بازخورد دادن به دیگران مالحظات فرهنگی آنها را مدنظر قرار دهید. برخی فرهنگ ها پذیرش بعضی شیوه های بازخورد را ندارند و ممکن است آن را نوعی توهین به حساب اورده و باعث رنجش ایشان گردد.
گرد آورنده : سرکار خانم خرم نژاد ( مربی پیش2 )
تایید کننده : سرکار خانم تیموری ( مدیریت آموزشگاه )
منبع :کتاب دکتر محمدهوشیار